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International Standard on Quality Management (ISQM)

Votre abonnement ISQM Manager

Pour obtenir et utiliser le nouveau logiciel ISQM-MANAGER, plusieurs phases sont nécessaires et sont décrites ce-dessous.

Elles sont décrites pour vous informer sur la méthode d’obtention du logiciel ISQM-Manager.

Phase 1

ESOMUS recevra un mail concernant votre souscription provenant du site

Grâce à votre souscription et selon les informations reçues, nous vous enverrons un mail avec une offre et ses annexes.
Nous attendrons votre validation de l'offre signée en ligne .
Ensuite, ESOMUS va vous envoyer la première facture selon les informations reçues définie par l'offre signée.
- La facturation est anticipative pour l’utilisation du logiciel

Phase 2

Après avoir validé votre offre et payé la facture anticipative :

    • ESOMUS va traiter votre demande et créer votre compte CLIENT
    • Dès que nous recevons votre paiement et que l’ensemble de la facture est acquittée :
      • Dans les jours qui suivent, nous mettrons en place votre "SETUP TECHNIQUE".
      • Nous vous proposons différentes formations :
        • La formation de base pour les utilisateurs au logiciel ISQM-Manager
        • La formation avancée pour le " Master " au logiciel ISQM-Manager
        • L'assistance à la paramétrisation du logiciel ISQM-Manager

Après le paiement de votre première facture, qui comprendra plusieurs postes et selon les tarifs applicables, ESOMUS vous accorde une licence non cessible et non exclusive pour l’utilisation de l’ISQM MANGER pour le nombre d’utilisateurs prévu par votre demande de souscription et défini dans les spécifications de l’offre envoyée.

  • La licence et l’abonnement démarre dans les vingt jours ouvrables suivants le paiement de la première facture de l’abonnement. (Voir le point déploiement)
  • La licence et l’utilisation du logiciel ISQM-Manager est payable anticipativement et l’abonnement peut-être de type : annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel.
  • la licence light et l’utilisation du logiciel ISQM-Manager avec un accès réduit est payable anticipativement et l’abonnement peut-être de type : annuel, semestriel, trimestriel ou mensuel.
  • Une revalorisation du coût de l’abonnement pourrait se faire tous les premier janvier d’une nouvelle année.

La première année :

Votre abonnement comprendra :

  • Un forfait pour le setup technique (1X, non récurent)
  • En option :
    • Une formation de base pour les utilisateurs et/ou pour le «Master»
    • De l'assistance à la paramétrisation
  • Un coût de licence mensuel pour l'utilisation de l'ISQM Manager par utilisateur
  • Un forfait mensuel pour la gestion des serveurs / backups / datas par utilisateur
  • Un forfait mensuel pour la maintenance et mises à jours des versions du logiciel ISQM-MANAGER par client

La deuxième année :

Votre abonnement comprendra :

  • Un coût de licence mensuel pour l'utilisation de l'ISQM-Manager par utilisateur
    • Déduction des mois gratuits, s'il y a eu un payement anticipatif de votre abonnement avant le 31 décembre 2022
  • Un forfait mensuel pour la gestion des serveurs / backups / datas par utilisateur
    • Adaptation du nombre de datas en cas de demande et/ou de dépassement
  • Un forfait mensuel pour la maintenance et mises à jours des versions du logiciel ISQM-MANAGER par client

Les années suivantes :

Votre abonnement comprendra :

  • Un coût de licence mensuel pour l'utilisation de l'ISQM-Manager par utilisateur
    • Déduction des mois gratuits restants, s'il y a eu un payement anticipatif de votre abonnement avant le 31 décembre 2022
  • Un forfait mensuel pour la gestion des serveurs / backups / datas par utilisateur
    • Adaptation du nombre de datas en cas de demande et/ou de dépassement
  • Un forfait mensuel pour la maintenance et mises à jours des versions du logiciel ISQM-MANAGER par client

Aussi :

  • Possibilité d’obtenir  :
      • De l’assistance supplémentaire à la paramétrisation par des journées de prestations et à la demande.
      • Des formations supplémentaires pour le «Master» et/ou pour l’ensemble des utilisateurs
      • Des datas supplémentaires à la demande.
      • Des prestations à la demande.

Moyens de paiements :

Les moyens de paiements sont les suivants :

  • La facturation de votre licence et de votre abonnement se fera anticipativement et peut-être de type mensuelle, trimestrielle, semestrielle et/ou annuelle
    • La facture sera envoyée anticipativement.
    • En cas de compléments dans, les prestations, acquisition de journées de prestations, ajout de fonctionnalités, adaptations des datas et /ou autres demandes :
      • une facture sera également envoyée et sera payable comptant.
  • Méthode de paiement pour votre abonnement : annuel
  • Chaque facture est hors tva et payable au comptant et tous nos prix s'entendent en EUROS et sont hors TVA, la TVA est de 21 % pour la Belgique.
  • Le CLIENT doit payer à ESOMUS toutes les factures pour l’utilisation des services et de son abonnement à l’ISQM-Manager pour accéder au logiciel et à son compte.

Les premières Informations :

Dès le 1 septembre 2022 et pendant la période de déploiement et ce jusqu’en décembre 2023,

    • Les premières informations du logiciel ISQM-Manager seront  dispensées dès le mois de juin 2022.
    • Suite à ce déploiement de grande envergure et pour ne pénaliser aucuns CLIENTS et/ou utilisateurs sur la validité de son abonnement à l'ISQM-Manager, ce sera la date de réception du logiciel et de vos codes d’accès qui sera la référence officielle de la date anniversaire de votre abonnement.
    • Lors du déploiement du logiciel ISQM-Manager, il se pourrait, selon le nombre d’inscriptions reçu chez ESOMUS, que l’installation pour votre entreprise puissent dépasser le nombre de jours prévus initialement de vingt jours maximum et serait décalé dans le temps. Un agenda sera proposé.

Les clients et/ou les utilisateurs qui auront souscrit un abonnement par l'achat de la licence anticipative à l’ISQM-Manager pourraient être repris dans le même cas de figure que ci-dessus.

Important :

En termes de délais, le processus de déploiement dure normalement quelques jours, ce délai sera également en fonction de votre capacité de mobilisation des ressources de votre société, cabinet et/ou de votre réseau (disponibilité, informations, données …) pour mettre en place correctement ce déploiement.

DÉMARRAGE ET INSTALLATION LICENCE ISQM MANAGER

1 : Le setup technique

Le setup technique est unique et sers à la création de votre compte CLIENT et selon votre entreprise, le cabinet et/ou le réseau.

Le SETUP est défini par un forfait. Ce montant forfaitaire est demandé pour chaque installation et qui comprend les points suivants :

  • La création du compte Client
  • La création de la base de données sur les serveurs
  • La fourniture des accès avec :
    1. La gestion administrative du nombre de licences commandée pour votre entreprise
    2. Le setup est défini par un forfait selon le nombre d’utilisateurs.
    3. Une formation de base pour votre compte client, offert par Esomus ( 2 à 3 heures )

2 : Les formations :

Une formation de base pour les utilisateurs

Au démarrage de votre abonnement, nous préconisons une formation de base pour tous les utilisateurs à l’utilisation du logiciel ISQM-Manager

    • Pour vous familiariser à ce nouvel outil informatique.
    • Cette formation, de base est considérée comme essentielle.
    • Prendre contact avec Esomus pour l'organisation d'un agenda.
    • Chaque formation sera dispensée en deux heures.
    • La formation sera dispensée dans votre entreprise ou dans les locaux définis par Esomus et/ou notre partenaire, le cas échéant.

Une formation avancée pour le " Master "

Nous préconisons une formation de type avancée pour un utilisateur et/ou un responsable dans votre entreprise qui sera défini comme le « MASTER ».
Cette personne sera la référence avec une connaissance la plus approfondie du logiciel de l’ISQM-Manager au sein de votre entreprise, cabinet et/ou réseau.

    • Pour vous familiariser à ce nouvel outil informatique.
    • Cette formation de type « MASTER » est considérée comme essentielle pour assister les utilisateurs au sein de votre entreprise.
    • Prendre contact avec Esomus pour l'organisation d'un agenda.
    • Chaque formation sera dispensée en deux heures.
    • La formation sera dispensée dans votre entreprise ou dans les locaux définis par Esomus et/ou notre partenaire, le cas échéant.

C’est le « MASTER » qui pourra assister et former vos autres utilisateurs en interne et sera également le relais pour les demandes au Helpdesk.

En cas de nécessité, nous proposons également de l’assistance à la paramétrisation au logiciel au « MASTER ».

En cas d’évolution du logiciel ISQM-Manager et/ou de ses nouvelles fonctionnalités : ESOMUS pourra également fournir les formations nécessaires  :

    • Aux utilisateurs
    • Au « MASTER »

Pour toutes autres demandes, nous restons à votre disposition pour analyser ensemble et de vous établir une offre de prix.

Une assistance à la paramétrisation

Nous vous proposons également avec votre abonnement une assistance à la paramétrisation du logiciel ISQM-Manager

Afin de parfaire vos connaissances au logiciel ISQM-Manager, nous pouvons assister le « MASTER » le temps nécessaire pour  :

    • La paramétrisation de votre compte CLIENT
    • L’utilisation du logiciel ISQM-Manager.
    • La formation sera dispensée par heure ou via un forfait de 5 heures

Cette paramétrisation nous semble nécessaire pour un bon démarrage avec les bonnes informations et les bonnes pratiques d’utilisations à ce nouvel outil.
C’est le « MASTER » qui sera préconisé pour obtenir cette assistance à la paramétrisation et devenir au sein de votre entreprise et devenir la « référence » utilisateur au logiciel ISQM-Manager.

La paramétrisation de votre ISQM-Manager se fera exclusivement en mode vidéoconférence avec les outils comme : TEAMS, SKYPE, MEET et/ou autres

    • Pour la paramétrisation, un agenda vous sera proposer en cas de demande
    • L’assistance à la paramétrisation se fera au taux horaire en vigueur par heures prestées.
      • La facturation se fera au prorata des heures demandées.
      • Une réduction du taux horaire est disponible en cas acquisition de minimum cinq heures d'assistance et payées anticipativement
      • Pour toutes demandes validées, une facture sera envoyée.
      • Vous devrez prendre contact avec ESOMUS pour l’organisation de l’assistance à la paramétrisation.
    • La paramétrisation sera dispensée soit par ESOMUS et/ou un de ses partenaires.

VOTRE LICENCE ISQM-MANAGER


1 : L’utilisation du logiciel :

Votre licence concerne l'utilisation de l'outil ISQM-Manager pour chaque utilisateur de votre compte CLIENT selon votre entreprise, le cabinet et/ou le réseau.

Deux types de licences :

  1. FULL : La licence de votre ISQM-Manager reprend toutes les fonctionnalités nécessaires pour le suivi de la gestion de la qualité de travail du cabinet selon la norme ISQM. Cela comprend la gestion des actions à mettre en place pour diminuer les risques, le suivi du travail de ses tâches et de celle de ses collaborateurs via des tableaux de bord, la gestion documentaire et le suivi de tous les incidents aussi bien lors de mission client que lors de la vie quotidienne du cabinet.
  2. LIGHT : Pour toutes les autres personnes du cabinet ou de l'entreprise qui souhaitent utiliser l'ISQM-Manager sans travailler sur les dossiers clients et/ou les missions peuvent avoir un accès limité avec une licence light et à coût réduit.

Informations sur les actions par type de licences :

Licence full :

  • Réviseur : Peut tout faire, tâche de la mission de gestion annuelle du cabinet et gestion des dossiers et missions clients
  • Autre utilisateur Full : Peut tout faire, tâche de la mission de gestion annuelle du cabinet et gestion des dossiers et missions clients

Licence Light :

  • Secrétaire  : Ne peut pas être assignée dans une mission client,
    • Mais peut valider des actions à la place d’un réviseur ou son directeur pour autant qu’il lui ait donné le droit.
  • Comptable : Ne peut pas être assignée un dossier et/ou une mission client
  • Autre utilisateur Light : Ne peut pas être assignée dans un dossier et/ou une mission client

Licence gratuite :

  • Stagiaire : Peut faire partie de l’équipe de mission pour un client,
    • Mais ne peut pas être réviseur signataire ou manager et son profil de droit ne peut pas durer plus de 2 mois (renouvelable 1 x par année et par stagiaire).

 

2 : Les coûts des hébergement:

Dans la souscription en plus de la licence, il faut compter un coût pour l'hébergement, la maintenance, les datas sur les serveurs et les backups réguliers ainsi que les mises à jour des versions.

  • 10 gigas par utilisateur pour votre compte Client.

Le CLIENT et/ou l’utilisateur qui dépassera le nombre de gigas alloués pour son compte CLIENT seront avertis par ESOMUS et une offre concernant ce poste sera envoyée pour validation :

  • Votre licence sera adaptée.

Pour d’autres charges ou capacités des datas sur serveurs, veuillez-nous consultés

Si ESOMUS et/ou son partenaire devrait changer de fournisseur pour la gestion de ces serveurs, de ces backups et de cette maintenance, que ce soit :

  • Pour accentuer le service
  • Pour de meilleures performances machines
  • Pour un meilleur service par de la haute performance
  • Pour accentuer la vitesse des processeurs et des accès aux données
  • Par de l’optimisation technologique
  • Par une nouvelle norme de sécurisation

Une adaptation des coûts du forfait maintenance sera adaptée en fonction, soit en cours d’année et/ou au premier janvier de l’année qui suit lors de la reconduction de votre abonnement.

3 : La maintenance du logiciel ISQM-Manager :

Dans la souscription de votre abonnement, il y a un poste qui concerne la maintenance du logiciel ISQM-Manager.

  • Cette maintenance numérique nécessite une surveillance régulière.
  • Cette maintenance est mise en place pour corriger des problèmes informatiques ou bien pour ajouter des nouvelles fonctionnalités afin de garantir la bonne organisation de l'ISQM-Manager.
  • Cette maintenance assure aussi de l’état du système et bien d'autres paramètres nécessaire au bon fonctionnement de l'ISQM-Manager.

Au quotidien, nos collaborateurs maintiennent la maintenance corrective pour répondre aux bugs et déterminer une démarche de fonctionnement optimale.
Aussi, avec nos partenaires, nous avons mis en place l'évolution technique de l'ISQM-Manager, ce qui consiste à fixer les changements et les nouvelles fonctionnalités qui peuvent être ajoutés pour optimiser les performances et aussi anticipé les cas critiques dans la détection des problèmes et d'empêcher les aléas techniques.

Le logiciel ISQM Manager sera mis régulièrement à jour par les experts du secteur selon les besoins, selon les modifications de la norme ISQM et/ou selon les analyses d'amélioration de la norme.

1 : Formation lors du setup (2 h)

Offert par Esomus

  • Création d’un utilisateur et attribution des droits
  • Explication de la gestion des rôles
  • Création d’un client
  • Création d’une mission
  • Mise en place d’un modèle procédural
  • Explication de la mise en place des documents avec le modèle procédural de démarrage
  • Explication des types d’actions
  • Gestion des points marquants (anomalies, incidents…)
  • Utilisation des tableaux de bord

2 : Formation des utilisateurs (3h)

  • Gestion du mot de passe et du code pin
  • Création d’un client et mise en place d’une mission client
  • Suivi des missions via les tableaux de bord
  • Explication des types d’actions
  • Supervision des n-1 via les tableaux de bord
  • Gestion des points marquants (anomalies, incidents…)

3 : Formation Master : paramétrage des modèles procéduraux (3h)

  • Gestion avancée des utilisateurs : responsables et superviseurs
  • Gestion de la bibliothèque (création d’objectifs, de risques…)
  • Création d’un nouveau modèle procédural
  • Gestion de temporalités et rôles
  • Création de nouvelles actions et lien avec des documents
  • Paramétrage des points marquants (anomalies, incidents…)

Autres formations avancées sur demandes.

Toutes les formations :

  • Pour la formation offerte par ESOMUS lors du démarrage SETUP, au-delà de 75 km de Liège, la formation se fera exclusivement par vidéo-conférence.
  • En Belgique, la formation sera dispensée dans votre entreprise, par vidéo ou dans les locaux définis par Esomus et/ou notre partenaire, le cas échéant.
  • Hors Belgique, la formation sera dispensée principalement par vidéo conférence et/ou selon votre demande dans votre entreprise ou vos locaux avec en supplément, tous les frais de transports, hôtels et/ou autres débours.

Le logiciel ISQM-Manager propose, dans un premier temps, les langues suivantes : Français, le néerlandais et l’anglais.

L'outil ISQM-Manager est réaliser de manière à intégrer un maximum de langues pour chaque Client et/ou utilisateurs.

D’autres langues comme : Allemand, Italien, Espagnol, ... ou les autres langues pourront être intégrées selon vos demandes.

        • Lors de la demande d'un CLIENT et/ou d'un utilisateur, c'est lui qui fournira l’ensemble des textes / mots et les traductions nécessaire de chaque langue pour les  intégrer dans votre ISQM-Manager selon les langues souhaitées.
        • En cas de demande de traduction par nos soins, une analyse doit être réalisée pour définir les coûts de traduction, le déploiement et la mise en production de cette nouvelle langue.
        • Nous restons disponible pour augmenter le nombre de langues dans l'ISQM-Manager pour que chaque utilisateur puisse travailler dans sa langue et/ou son pays.

Afin de vous fournir une assistance en cas de besoin, nous mettons en place le helpdesk défini sous les conditions suivantes :

  1. Les demandes seront faite par le « Master » ou la personne définie comme le responsable chez le Client.
  • Limitées à 4 demandes sous forme de ticket par mois pendant les 3 premiers mois.
    • 2 demandes supplémentaires si la formation de base et avancée sont commandées avec l'abonnement Isqm-Manager
  • Limitées à 2 demandes sous forme de ticket par mois les mois suivants.
  1. Le CLIENT ou le « MASTER » sera le gestionnaire des demandes afin de les filtrer et ainsi éviter :
    • Les doublons des demandes
    • Une augmentation de vos coûts en cas de dépassement des limites décrites ci-dessus.
  2. Possibilités de commandé un ou plusieurs packs de tickets d'assistances à coûts réduits.
  3. Au-delà de ce nombre, les demandes seront facturées par demande d’assistance ou déduit des prestations achetées anticipativement.

Nous mettons en place : 3 types d’assistances :

Type 1 : un contact de type aide :

  • Une demande est égale à un ticket
  • Chaque demande / ticket est défini par une durée de quinze minutes
  • Pendant les heures ouvrables par téléphone ou n’importe quand dans la gestion des demandes.
  • Permets de répondre à des questions sur l’utilisation ou le paramétrage du logiciel.
  • Il est conseillé, avant de téléphoner, de d’abord l’encoder dans la gestion des demandes pour avoir une trace, dans ce cas, cela compte comme une seule demande.

Type 2 : un contact de type Bug :

  • Il est recommandé de passer par la gestion des demandes (Tickets).
  • Il n’y a évidemment pas de limite au nombre de demandes.
  • Si le bug vous empêche de réaliser certaines actions de votre quotidien :
    • Il est possible d’en plus téléphoner pour avoir un avis sur sa résolution
    • Mais uniquement si le problème est important et dans les heures ouvrable.

Dans les 2 premiers cas de contact, il ne peut être effectué que par les personnes « Master »,  pas les utilisateurs finaux.

Type 3 : un contact de type est appel au secours :

  • Quand tout le système est bloqué et qu’on ne sait plus travailler.
    • Dans ce cas, il doit être précédé de l’encodage d’une demande (Tickets)
      • (sauf en cas d’extrême urgence) et suivi d’un coup de fil.
    • ATTENTION : Ce coup de fil ne peut se faire que pendant les heures ouvrables.
  • Si l’urgence se déroule en dehors des heures ouvrables :
    • Alors il ne peut être donné que par une seule personne reconnue par le CLIENT, il est préconiser que ce soit le « MASTER ».
  • Tout abus de cette dernière règle sera facturé au tarif horaire en vigueur et en fonction de la période appel + un forfait en euros et HTVA.

Au fil du temps et d’utilisation du logiciel ISQM-Manager , il y aura certainement des demandes et/ ou des nouveaux objectifs provenant des :

  • Clients / Utilisateurs / Services / Cabinets / Réseaux / Impositions du secteur / Nouveaux besoins et/ou des objectifs du CLIENT et/ou de la norme.

Pour que votre nouvel outil soit à jour et réponde à ces nouvelles exigences et/ou de la norme et dans cette perspective d’amélioration continue, toute demande devra être sollicitée auprès d’ESOMUS afin d’être analysée.

Ainsi, d'inclure ces nouvelles fonctionnalités dans le logiciel ISQM-Manager et de lui donner cette nouvelle valeur d’évolution et selon le degré des demandes, nous devrons réaliser une analyse fonctionnelle pour définir les besoins, les exigences et la pertinence de les inclure rapidement et/ou selon des objectifs précis de la norme et/ou des besoins.

Ensuite, en cas d'amélioration et/ou d'intégration de nouvelles fonctionnalités, il est possible de valoriser cette adaptation. Ces nouvelles fonctionnalités qui seront intégrées entraineront probablement une augmentation du coût de votre licence d’abonnement.

Ci-dessous la liste de tous les services concernant l'ISQM Manager :

Ci-dessous les informations Esomus :

ESOMUS

Rue de l'arbre à la Croix, 293 à 4460 Horion-Hozémont
BE0723595056 - FINTRO : BE03 1431 0729 0084

Tél. : + 00 32 (0)4 265 61 92 - Mobile : + 00 32 (0)471 49 34 11

Mail : info@esomus.com
Site :  www.esomus.com

Diverses informations utiles :

  • Un CLIENT peut avoir plusieurs utilisateurs ISQM-Manager au sein de son entreprise, cabinet et/ou réseau.
  • Un utilisateur est égal à une licence et vice versa.
  • Toutes validations en ligne de l’offre envoyées seront considérées comme effectives.
  • Le paiement peut se faire au comptant et directement en ligne
    • Toutes les factures d'abonnements et de licences doivent être payées anticipativement sur le compte d’ESOMUS.
    • Tout paiement, même partiel tient lieu officiellement d’acceptation du devis et/ou de l’offre et de toutes ses annexes.
    • Tous les abonnements sont valables un an et renouvelés automatiquement et tacitement à la date anniversaire.
      • Une facture sera envoyé au minimum un mois avant précédant la date anniversaire du contrat.
  • Tous nos prix s'entendent en euros et sont hors TVA, la TVA est de 21 % en Belgique.
  • Pour l’organisation de l’ensemble des formations / paramétrisations prendre contact avec ESOMUS.
  • Il est possible qu’au fil du temps que le logiciel ISQM-Manager s’incrémente de nouvelles fonctionnalités utiles pour votre métier et/ou au respect par une adaptation de la norme, ainsi, vous en serez avertis soit par mail et/ou soit par un autre canal d’information, les prix pourraient être adaptés en fonction.
  • Toutes les nouvelles factures de prestations sont et seront payables au comptant et directement sur le compte d’ESOMUS à la réception.
  • Le contenu de l'offre qui vous sera fournie, de ses annexes et/ou de ses conditions générales restent confidentiels.
  • En cas d’acceptation de l’offre reçue, vous acceptez aussi sans contraintes toutes les conditions de l’offre, les conditions financières, les annexes ainsi que les conditions générales de ventes.
  • L’ensemble des documents comme une offre, une nouvelle offre, les informations de description des offres et/ou autres concernant l'outil ISQM-Manager, les annexes, toutes les documentations ainsi que les conditions générales de ventes peuvent être soumis à modification sans préavis et/ou sans annonces officielles.
  • Pour de plus amples informations, vous pouvez contacter : ESOMUS :  info@esomus.com
  • Votre demande de souscription doit se faire via la demande en ligne mis à votre disposition : SOUSCRIPTION